企业档案管理新方法新思路

    1 当前档案管理存在的问题及其原因

    1.1 对档案管理工作重视程度不够

    目前，我国虽在《档案法》和《企业档案管理办法》中对企业的档案管理工作提出了一定的要求，并给出了相应的工作指示，但大多数企业并未认识到档案是企业发展的历史文化财富，加之企业本身对档案管理不够重视，致使档案管理的各项措施无法顺利执行，这不仅使得档案管理工作浮于表面，更让档案管理工作陷于一片混乱，从而在一定程度上影响了档案管理的效率。

    1.2 档案管理的基础业务相对薄弱

    目前，我国大部分企业的档案管理基础业务工作较为薄弱，一部分企业虽制定了档案管理制度，却没有构建相应的监督体系去督促落实。从而导致档案的整理既不规范也不符合组卷的要求，甚至还有个别企业未经法律允许便擅自销毁本应归档保存的文件材料。

    1.3 档案管理人员的素质不高

    当前大多数企业的档案管理人员在接手档案管理工作前，都尚未经过专业培训。企业的档案管理是一项极为严谨的工作，对工作人员的各方面素养均有着较高要求。然而，当前大部分档案管理工作人员并不具备过硬的专业素养，从而无法胜任当前的档案管理工作。同时，还有一部分档案管理工作人员对档案管理工作的理解不全面，从而严重影响了档案管理工作的质量和效率。

    1.4 档案资源的开发利用工作不够完善

    大部分企业在档案管理过程中，错误地认为只要做好了档案的收集、整理、保管等工作，便算完成了档案管理任务，从而忽略了档案资源的开发与利用。档案作为企业发展的文化财富，档案管理部门应加大开发力度，将这些资源充分利用起来，让档案资源能够更好地为企业发展服务。

    2 做好企业档案管理新方法新思路探究

    2.1 充分认识档案管理工作的重要性，强化对档案管理工作的重视程度

    为保证企业档案管理工作的规范性，首先，企业领导自身要充分认识到档案管理工作的重要性，只有领导充分认识到档案管理工作的重要性，才能够推动档案管理工作顺利开展，从而为档案管理工作创造更多的有利条件；其次，还应加大对档案管理工作的投资力度，强化企业档案管理计算机技术的应用，构建良好的档案管理工作模式，有效提升档案管理工作的实效性，从而全面提升企业的档案管理工作水平。

    2.2 创新档案管理业务，充分发挥档案资源应用率

    档案的管理工作不仅包括档案的建立、保存与维护，而且还涉及到科技以及技改项目。尤其是科技档案，其所涉及的文件资料除了企业生产的内容，还有企业的项目设计的内容，与推动企业发展息息相关。针对新时期企业档案管理工作的创新，主要是归纳并整理档案中企业各个细节的业务，做好数据资料的统计与分析工作。一旦发现问题便需要及时做好变更记录，以保证企业档案管理工作的?B续性和有效性。此外，针对档案管理的数字化管理工作内容，各企业应积极建立信息资源数据库，以创新管理业务，从而最大限度地发挥档案资源的应用价值。

    2.3 提升档案管理人员综合素质，构建高素质管理队伍

    为了从根本上提升档案管理工作水平，则需要从提升档案管理人员的综合素质入手，明确档案管理人员的岗位职责，增强档案管理人员的管理能力，从而打造一支高水平的档案管理队伍。若在企业档案管理过程中出现人员变动等情况，应在保证档案管理人员整体管理水平不降低的前提下进行，从而不断完善企业档案管理人员的知识结构，以便更好地满足新时期企业档案管理工作的需要。

    2.4 加强档案管理基础建设，改善保管条件和管理手段

    在新形势下做好档案管理工作，则需要加强档案管理基础设施建设，改善档案保存环境与创新管理手段。首先是硬件设施建设方面，要建立专门的档案存放室，以改善档案的保管条件。其次是创设良好的档案保存环境。不仅要满足存放面积的需求，还要保持良好的通风条件。其中，纸质档案必须存放于档案袋中，以防止纸质材料被腐蚀，提前购置切刀、打孔机、剪刀等物品，严格按照组卷整理的相关要求，保持组卷、排架合理。同时，为了能够更好地满足现代化办公与档案管理现代化的需求，企业还应配备相应设备，以微机检索的方式升级原有管理软件，从而有效提升档案管理的科技含量。最后，还需做好档案存放室的安全防范工作，如保持档案室内的清洁、整齐。定期更换灭火器、防霉药剂，全面做好档案的防火、防潮工作，以确保档案的安全性与完整性。只有齐全的设施与设备，才能满足档案安全保管的要求，从根本上提升企业档案管理的水平。

    2.5 创新档案管理思维，充分发挥档案的使用价值

    企业档案管理的主要目的就是为了更好地为企业发展服务。因此，企业档案管理人员在开展档案的收集、保存、管理等工作时，应严格遵守企业的保密政策，任何工作都应以保密为前提，全面做好企业档案的保密工作。此外，企业还要不断完善档案资料的利用工作制度，以拓宽档案资源的应用范围，充分发挥档案资料的重要作用，以便更好地为企业的发展服务。

    2.6 档案信息开发利用

    工作中笔者发现到库房查找文件还是存在查找难的现象。因此笔者将库房中所有文件准确记录摆放位置，将其整理记录在EXCEL表格，形成一个平面的电子立体库，并以“超链接”的模式，链接每卷每件，使库房中的每份文件活灵活现地展现在电脑上，展现在自己的工作视野中。当借阅者需要某一份文件，只需在档案系统或卷内目录索引中查找出相关档案号，在离线备份中打开电子文件立体库就能很快找到文件并将其打开。